5 errores que debes evitar al elaborar el Flujo de Efectivo de tu empresa
Contar con un Estado de Flujo de Efectivo bien construido es la clave para saber a dónde esta el dinero de una empresa; por esto, cada día más pequeñas y medianas empresas descubren el gran valor de usarlo para contar con una visión detallada de cómo el efectivo fluye dentro y fuera del negocio. Sin embargo, es sorprendente ver cuántas cometen errores al elaborar este estado financiero, lo que las expone a tomar decisiones desinformadas o adversas. A continuación, nuestro equipo de expertos destacó los 5 errores más comunes en su elaboración de un buen Estado de Flujo de Efectivo:
Error 1: Confundir las utilidades con el flujo de efectivo. Es posible que una empresa tenga ganancias en papel, pero carezca del efectivo disponible para operar. Desde un correcto entendimiento de estos dos importantes conceptos, las utilidades se refieren a la diferencia entre ingresos y gastos en un período determinado, mientras que el flujo de efectivo se enfoca en indicar el movimiento del efectivo durante ese mismo período.
Para evitar ese error, puedes realizar una conciliación detallada entre las utilidades y el flujo de efectivo, cuidando no pasar por alto ningún cambio en las cuentas por cobrar, por pagar y otros elementos no monetarios.
Error 2: No considerar los cambios en el capital de trabajo, generando una imagen distorsionada de la liquidez. Las empresas pasan por alto los cambios en el capital de trabajo al momento de elaborar su Estado de Flujo de Efectivo. Es importante recordar que el capital de trabajo incluye los activos circulantes (cuentas por cobrar, inventario) y los pasivos circulantes (cuentas por pagar) que pueden afectar significativamente el flujo de efectivo.
Para evitar cometer este error, solicita a tu equipo financiero seguir estas tres recomendaciones: 1) realizar un seguimiento cuidadoso de las variaciones en el capital de trabajo, 2) comprender cómo esos cambios han impactado el flujo de efectivo y 3) ajusta el estado de flujo de efectivo de acuerdo con las conclusiones de ese análisis.
Error 3: No establecer una cultura de actualización y análisis continuo en los procesos de recolección y análisis de información financiera. Algunas empresas crean un estado de flujo de efectivo como un ejercicio anual y luego lo olvidan; lo que les resta perspectiva sobre la situación financiera actual y futura de la empresa.
Para corregir esta situación, es recomendable establecer un calendario de actualización del estado de flujo de efectivo, logrando una revisión regular, preferiblemente mensual o trimestral. El uso de herramientas tecnológicas específicas para automatizar la construcción de este estado y facilitar su actualización continua mejora y simplifica significativamente todo el ciclo.
Error 4: Clasificar inadecuadamente los rubros operativos, de inversión y de financiamiento. Un error frecuente al elaborar el estado de flujo de efectivo es no clasificar adecuadamente los rubros en las diferentes categorías del Estado de Flujo de Efectivo (operativas, de inversión y de financiamiento). Cada una de estas categorías tiene un impacto significativo en el flujo de efectivo y una mala clasificación puede conducir a una comprensión distorsionada de las fuentes y el uso del efectivo en la empresa.
Para no caer en esta equivocación, se debe asegurar una clasificación cuidadosa de las actividades operativas (como ventas y gastos) de las actividades de inversión (como compras de activos fijos) y de las actividades de financiamiento (como préstamos y emisión de acciones) en el estado de flujo de efectivo. A medida que se acumulan los periodos de análisis, es más probable realizar una clasificación adecuada y establecer políticas de clasificación que proporcionarán una visión más clara de cómo se genera y se utiliza el efectivo en las diferentes áreas del negocio.
Error 5: Omitir la definición de escenarios y decisiones de contingencia. Uno de los errores más graves al elaborar el estado de flujo de efectivo es no planificar para situaciones de contingencia. En particular, la planeación de las empresas a menudo ignora posibles escenarios adversos, como una disminución inesperada en las ventas o un aumento en los costos operativos, lo que las puede llevar a situaciones de falta de liquidez y dificultades financieras abruptamente.
Para superar esta mala práctica, se deben realizar proyecciones del flujo de efectivo, que incluyan diversos escenarios (escenario ideal, optimista, moderado y pesimista). Esto implica, por ejemplo, mantener un fondo de reserva de efectivo para hacer frente a situaciones imprevistas puede, tal como hemos mencionado en otros artículos sobre el flujo de efectivo; pues esta medida puede asegurar que una empresa pueda mantener sus operaciones, incluso en momentos difíciles.
El estado de flujo de efectivo es cada vez más es una herramienta que se considera fundamental para la gestión y crecimiento de todas las empresas, siendo una herramienta esencial para la gestión financiera de una Pyme. Por ello, es fundamental establecer mecanismos para identificar y evitar errores comunes en su elaboración, buscando garantizar que este Estado se realice con la mayor calidad y precisión y pueda entregar todo el valor que representa, como una herramienta útil para tomar decisiones financieras informadas, y ser la base para la adopción de prácticas financieras sólidas que prepararán a tu empresa para enfrentar los desafíos futuros y asegurar su éxito en el largo plazo.
En Flexio, podemos ver cada día como las empresas que tienen claridad, control y sencillez en la ejecución de acciones para controlar sus Cuentas por Cobrar logran mejorar los resultados en la gestión de su Flujo de Efectivo y orientarse al crecimiento disminuyendo tareas operativas que a veces roban tiempo y dinero.
Estamos atentos a conversar con todos los empresarios y poder mostrarles como pueden gestionar sus Cuentas por Cobrar con el menor esfuerzo y resultados soñados.
Agendemos una conversación y dejanos mostrarte como puedes lograrlo.
