Principios clave para un proceso de cobranza exitoso
El proceso de cobranza se encuentra en el corazón de la gestión sana de las finanzas de una empresa. Sin embargo, suele ser una tarea engorrosa cuando las empresas no han logrado estructurar de manera simple y eficiente este proceso; para apalancar, desde allí, sus esfuerzos de mantener una cartera sana y alcanzar los niveles adecuados de liquidez para cumplir con las necesidades de flujo de efectivo que la operación del negocio requiere.
En este artículo queremos compartir tres recomendaciones simples para que este proceso fluya cada vez mejor en tu empresa.
Dominar la información y convertirla en conocimiento que respalde las decisiones: llevar un registro completo y actualizado de todos los movimientos de tu cartera es fundamental para un proceso de cobranzas que aporte al crecimiento del negocio.
Dominar la información implica contar con la capacidad de encontrar los datos en todo momento y generar conocimiento útil para tomar decisiones. Por ejemplo, saber qué tipo de cliente es más puntual, en qué época del año se afecta más la cartera o qué línea de producto genera más demoras en el ciclo de efectivo es información clave para tomar decisiones informadas que permitan preveer de manera oportuna cualquier medida se deba tomar.
Apoyar a los equipo de cobranza con herramientas tecnológicas que garanticen el flujo, almacenamiento y análisis automatizado de la información y así prevenir errores de cara al cliente que pueden impactar tu reputación y credibilidad, como el cobro de una obligación que ya fue pagada; o para evitar pérdidas de dinero por la falta de registro de una deuda pendiente de pago por parte de un cliente. Incorporar la innovación adecuada, la simplicidad y claridad de los procesos es clave para acelerar la manera en que convertimos las cuentas por cobrar en dinero efectivo en la cuenta.
Garantizar la consistencia en tus procesos para incrementar la confianza de tus clientes: la predictibilidad en el comportamiento de un proveedor minimiza las preocupaciones de los clientes e incrementa la confianza a largo plazo. Para lograr ese importante objetivo, las empresas deben estructurar procesos y políticas claras y detalladas sobre su proceso de cobranza, incluyendo los criterios que usa para tomar decisiones de aprobación, o cobro jurídico, control interno, entre otras. Ser un aliado de los clientes e incluso simplificar su proceso de Cuentas por Pagar, logrando brindar todo lo necesario para que sea un proceso predecible y sencillo.
Gracias a esto, tus clientes evidenciarán que tu comportamiento es profesional y confiable, por ejemplo, por medio de recordatorios y actualizaciones oportunas sobre el estado de su obligación, así como confirmaciones al momento en que realizan sus pagos, hasta el hecho de emitir oportunamente los complementos de pago como es clave de la legislación de México.
Usar la comunicación asertiva como herramienta para destacar tu proceso de cobranza: el contacto cercano, respetuoso, claro y oportuno con los clientes hace parte de la fórmula del éxito para un proceso de cobranzas exitoso. Asegúrate de establecer con el máximo detalle los protocolos de comunicación con los clientes a lo largo del ciclo de efectivo y de intercambiar información con ellos por medio de canales adecuados.
Una plantilla de correo electrónico para cada interacción con los clientes es una forma de lograr eficiencia en este proceso. De igual manera, diseñar un script o guion para las llamadas de seguimiento y confirmación de fechas clave con los clientes hacen parte de esfuerzos de comunicación efectiva, brindando la claridad que es capaz de generar grandes retribuciones sobre tu proceso.
Mientras que algunas empresas cuentan con el personal necesario para realizar estas labores, los procesos de entrenamiento y estructuración de la información corren el riesgo de ser pasados por alto. Hay distintas formas de solucionarl, por esta razón, algunas empresas optan por contratar un proveedor de servicios de cobranza y seguimiento telefónico, que cuente con las capacidades requeridas y genere ahorros en la implementación del proceso. Contar con la tecnología adecuada, simple y efectiva para este proceso es fundamental.
Siguiendo estas recomendaciones, notarás que la labor de cobranza se aligera y las relaciones con clientes y empleados se fortalecen, gracias a que estableciste las condiciones para que el proceso transcurra con la seriedad y profesionalismo que merece.
En Flexio, podemos ver cada día como las empresas que tienen claridad, control y sencillez en la ejecución de acciones para controlar sus Cuentas por Cobrar logran mejorar los resultados en la gestión de su Flujo de Efectivo y orientarse al crecimiento disminuyendo tareas operativas que a veces roban tiempo y dinero.
Estamos atentos a conversar con todos los empresarios y poder mostrarles como pueden gestionar sus Cuentas por Cobrar con el menor esfuerzo y los mejores resultados.
Agendemos una conversación y dejanos mostrarte como puedes lograrlo.
